Manajemen proyek itu suatu disiplin ilmu pada era tahun 1950-an, Amerika merupakan bangsa yang pertama kali menggunakan ilmu manajemen proyek. Henry Gantt, dapat dikatakan bapak dari ilmu manajemen proyek, dan namanya pun menjadi metode yang digunakan, bernama “Gantt Chart”.
Manajemen proyek mempunyai keuntungan antara lain:
- Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab
- Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin
- Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan
- Mengidentifikasi metode analisa peramalan
- Mengukur prestasi terhadap rencana
- Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan
- Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana yad
- Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui
Sebelum sampai ke pokok pembahasan yang lain, kita tentu harus mengetahui perbedaan antara proyek dan manajemen proyek.
Proyek adalah usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai batasan waktu – anggaran – sumber daya yang dibutuhi oleh pelanggan. Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek adalah untuk memuaskan pelanggan.
Proyek juga bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu.
Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.
Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas.
Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.
Sedangkan manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.
Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek Manager bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya dan waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user). Maksudnya manajer harus mampu memberikan contoh tehnik, mampu mengambil keputusan yang tepat, dan pemimpin yang dapat memberikan informasi berupa laporan kepada atasan.
Selain memiliki keuntungan, manajemen proyek juga mempunyai kendala, beberapa diantaranya yang paling umum adalah:
• Besarnya Biaya (Anggaran) yang dialokasikan sangat minim.
• Jadwal yang harus dipenuhi tanpa kelonggaran.
• Mutu yang harus dipenuhi tidak sinkrn dengan anggaran.
• Jadwal yang harus dipenuhi tanpa kelonggaran.
• Mutu yang harus dipenuhi tidak sinkrn dengan anggaran.
Kerangka kerja manajemen proyek antara lain:
Siklus Penentuan, tentukan permasalahan secara detil, teliti dengan tujuan adanya proyek, buat tim yang solid mengerti dan dapat bertanggung jawab atas proyek.
siklus perencanaan, periksa kembali apakah proyek pernah dijalankan, buat jadwal pelaksanaan proyek, rinci manfaat dari proyek, kualitas dari proyek, dan budget/anggaran yang diperlukan.
Siklus Eksekusi, tahapan implementasi dari proyek, dan hasil fisik/ produk yang dihasilkan harus berwujud. Waktu dan biaya pun telah digunakan, sudah dapat diukur sejauh mana proyek yang selama ini dilakukan.
Siklus Training dan Penutupan, proyek harus diperkenalkan kepada pelanggan dan harus diperkenalkan oleh user (dengan cara diberi pelatihan), identifikasi proyek dan buat laporan proyek berupa template proyek.
teknik manajemen proyek dan alat-alat perencanaan proyek yang berguna untuk setiap tugas di mana hasil yang berbeda dan mungkin terdapat risiko masalah dan kegagalan yang ada – Akan sangat membutuhkan perencanaan dan menilai pilihan yang tepat, dan mengatur kegiatan dan sumber daya untuk memberikan hasil yang sukses.
Proyek bisa berbagai bentuk dan ukuran, dari yang kecil dan sederhana sampai yang besar dan sangat kompleks.
Dalam organisasi dan bisnis, manajemen proyek dapat peduli dengan apa pun, terutama memperkenalkan atau mengubah hal-hal, dalam setiap area atau fungsi, misalnya:
* Manusia, staf dan manajemen
* Produk dan jasa
* Material, manufaktur dan produksi
* TI dan komunikasi
* Tanaman, kendaraan, peralatan
* Penyimpanan, distribusi, logistik
* Bangunan dan tempat
* Keuangan, administrasi, akuisisi dan divestasi
* Pembelian, penjualan dan pemasaran
* Pengembangan sumber daya manusia dan pelatihan
* Layanan pelanggan dan hubungan
* Kualitas, kesehatan dan keselamatan,
* Hukum dan profesional
* Teknis, ilmiah, penelitian dan pengembangan
* Pengembangan bisnis baru
* Dan hal lain yang membutuhkan perencanaan dan pengelolaan dalam organisasi.
* Produk dan jasa
* Material, manufaktur dan produksi
* TI dan komunikasi
* Tanaman, kendaraan, peralatan
* Penyimpanan, distribusi, logistik
* Bangunan dan tempat
* Keuangan, administrasi, akuisisi dan divestasi
* Pembelian, penjualan dan pemasaran
* Pengembangan sumber daya manusia dan pelatihan
* Layanan pelanggan dan hubungan
* Kualitas, kesehatan dan keselamatan,
* Hukum dan profesional
* Teknis, ilmiah, penelitian dan pengembangan
* Pengembangan bisnis baru
* Dan hal lain yang membutuhkan perencanaan dan pengelolaan dalam organisasi.
manajemen proyek yang berhasil, untuk proyek-proyek besar atau kecil, cenderung mengikuti proses diuraikan di bawah ini.
Prinsip yang sama, digunakan secara selektif dan tepat, juga berlaku untuk tugas yang lebih kecil.
teknik manajemen proyek bukan hanya untuk manajer proyek, tetapi dapat digunakan bagi siapa saja ingin mencapai tujuan yang tepat.
Kaitan manajemen proyek dengan jurusan system computer adalah melalui manajemen proyek software.
Aktifitas dalam software proyek manajemen meliputi beberapa proses, diantaranya organizing yang bertujuan agar perusahaan dapat mengatur suatu kegiatan yang berada pada sebuah kelompok
Project FileAmigo 7 merupakan salah satu software digunakan untuk organizing pada manajemen proyek, yang bisa di-download pada situs www.fileamigo.com/Home.htm
atau bisa dibaca User Guide menggunakan software FileAmigo 7
Dengan project FileAmigo 7 kita dapat memilih jenis file yang kita inginkan
Keuntungan yang bisa didapatkan menggunakan FileAmigo 7 adalah telah tersedianya beberapa template sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain itu pengguna dapat melakukan customize terhadap template yang dibutuhkan. FileAmigo 7 mirip dengan Microsoft Access, hanya saja dikemas sedimkian rupa sehingga pengguna yang belum familiar dengan Microsoft Access dapat menjalankan FileAmigo dengan mudah
hanya saja Software FileAmigo 7 tidak dijual bebas, dengan kata lain, pengguna hanya bisa mendapatkan software berupa trial selama 30 hari
Dikutip dari:
